Aufbau eines Verleihsystems für Hardware, um Notebooks an Teilnehmende zu verleihen.
Warum dieses Projekt?
Bedingt durch die Covid-19 Pandemie und den damit verbundenen Kontaktbeschränkungen wurden 200 Notebooks erworben. Diese Notebooks werden an Teilnehmende und Ratsuchende verliehen, um die Verbindung und Maßnahmen aufrecht zu erhalten. Die Notebooks werden in den Abteilungen / Fachbereichen an Teilnehmende ausgegeben, gelagert und verwaltet. Für eine bessere Übersicht, Vereinheitlichung und Standardisierung des Verleihprozesses wurde ein Verleihsystem entwickelt. Der Aufbau und die Implementierung des Verleihsystems zeigt den Nutzen und die Möglichkeiten der Digitalisierung im Arbeitsalltag. Die gemeinsame Arbeit im Projektverbund trägt Wissen in das Unternehmen und fördert den Kompetenzzuwachs der Mitarbeitenden.
Wie sind wir vorgegangen?
Um den Bestand und die Vorgehensweise beim Verleih kennenzulernen wurden zunächst Interviews in den jeweiligen Fachbereichen geführt. Die Bestandsführung und Aufbewahrung der Dokumente wurden überall sehr sorgfältig, jedoch unterschiedlich gehandhabt. Für eine Vereinheitlichung wurde eine zentrale Liste mit dem Gesamtbestand an Notebooks erstellt. Zwei weitere Listen, für die verliehenen und zurückgegebenen Notebooks, wurden mit der zentralen Liste verknüpft, so dass mit einem Blick zu sehen ist welche Notebooks zur Verfügung stehen, bzw. verliehen sind und wo diese sich befinden. Die Eingabe der notwendigen Daten für den Verleih und die Rückgabe kann dezentral stattfinden, die Verleihdokumente sind zentral gespeichert. Das System wurde mit einer Intranetseite mittels SharePoint (on Premise, nicht Cloud) und PowerAutomate (SharePoint Designer) umgesetzt.
Zielsetzung
Der Bestand ist stets aktuell und jederzeit einsehbar. Die Dokumentation erfolgt einheitlich. Ein höchst möglicher Grad an Automatisierung ist umgesetzt.
Soll heißen, so wenig als möglich Dateneingabe (durch Mitarbeitende) und größtmögliche Usability. Die Adressat*innen erhalten durch den Verleih einen Zugang zu digitalen Angeboten und bei Bedarf eine Grundlagenschulung in Bezug auf den Umgang und Einsatz des Notebooks.
Wie haben wir das technisch gelöst?
Das System wurde mit SharePoint (on Premise, nicht Cloud) und PowerAutomate (SharePoint Designer) umgesetzt. Die IT stellte die Zugänge für das Erstellen einer Intranetseite mittels SharePoint zur Verfügung. Die Architektur und Umsetzung erfolgte durch den Projektbeauftragten. Die IT stand beratend und unterstützend zur Seite. Durch die Automatisierung sind die Listeneinträge aktuell und die wichtigen Daten stehen schnell zur Verfügung.
Was hat es gebracht? / Was haben wir gelernt
Durch die Ermöglichung einer einheitlichen, einfachen Vorgehensweise konnte der Aufwand für das Verwalten der Notebooks reduziert werden. Wir wissen nun jederzeit, wo sich jedes einzelne Notebook befindet. Ebenso fließen die Daten in ein Archiv, was die Möglichkeit eröffnet die Verleihdauer und Verleihhäufigkeit der einzelnen Notebooks, also den Nutzungsgrad und die Umschlaghäufigkeit. zu ermitteln. Durch das Verknüpfen des Verleihsystems mit der internen Kundendatenbank wurden Schnittstellen und Abhängigkeiten beider Eingabeprozesse transparent. Ein Lernprozess wurde angestoßen.
Für den Verleih werden zudem rechtssichere Verträge benötigt, die bei Verlust, Beschädigung und etwaigen Streitigkeiten für Klarheit sorgen. Allen Projektpartnern konnte ein rechtssicherer Vertragsentwurf zur Verfügung gestellt werden. Die Klärung der Zuständigkeiten und Vorgehensweise für den Verleihprozess sind wichtig. Schnittstellen müssen aufgezeigt und verschiedenste Szenarien, vor allem bei der Rücknahme, geklärt werden. Durch eine Prozessmodellierung kann ein reibungsloser Prozess gestaltet werden.
Im Projektverlauf hat sich zudem gezeigt, dass auch nach der Aufhebung der pandemiebedingten Einschränkungen ein Bedarf an Leihgeräten besteht. Begleitend zum Verleihsystem wurden kurze Videos mit Tipps und Ratschlägen (Tutorials) für den Umgang mit den Leihgeräten erstellt.
Was ist nachahmenswert?
Ein Verleihsystem ist all denjenigen zu empfehlen, die Hardware nach Außen geben. Bedarf und Bestand kann schnell abgeglichen werden. Durch die „spürbare“ Automatisierung können neue Ideen zur Digitalisierung für die tägliche Arbeit entstehen. Dazu ist ein lebendiger Austausch zwischen Anwender*innen, Digitalbeauftragten und der IT notwendig. Nicht jede Idee kann umgesetzt werden, auch nicht jeder Umsetzungsversuch muss sofort von Erfolg gekrönt sein. Es benötigt Mut, Spaß und gegenseitige Unterstützung, um die digitalen Möglichkeiten kennenzulernen, um- und einzusetzen. Eine enge Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen, Prozessverantwortlichen und Projektbeauftragten wird empfohlen.
Was nehmen wir aus der Corona Zeit mit in den analogen / digitalen Arbeitsalltag?
Corona hat uns keine Wahl gelassen, wir mussten uns mit der Digitalisierung auseinandersetzen. Wir haben gelernt mit digitalen Tools zu arbeiten und erkannt, dass Digitalisierung das analoge Arbeiten bereichern und erleichtern kann. Wir haben die Chance Neues zu lernen und unsere Arbeit durch Kreativität und Lernbereitschaft zu bereichern.
Welche Probleme traten auf? / Wie haben wir z.B. Datenschutz- und Zugangsprobleme gelöst?
Datenschutz und Datensicherheit haben eine sehr hohe Priorität. Aus diesem Grund arbeiten wir on premise und nicht in der Cloud. Die Löschung der personenbezogenen Daten wurde bei der Automatisierung bedacht. Die verliehenen Notebooks werden nach Rückgabe durch die IT gecheckt und bereinigt.
Video zum Verleihsystem für Notebooks:
